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importância, urgência e prioridade

Leia em voz alta as seguintes definições:

Importância: uma actividade é importante quando o seu resultado contribui para a realização dos nossos objectivos.

Urgência: uma actividade urgente requer atenção imediata, normalmente está associada aos objectivos de outra pessoa e encontra-se condicionada em termos de tempo para execução e finalização.

Prioridade: podemos estabelecer a prioridade de uma actividade combinando a sua importância e grau de urgência, e avaliando o seu impacto na realização dos objectivos propostos, de modo a que tudo o que seja importante se torne prioritário, mesmo que não seja urgente.

Recite-as como se fossem um mantra, acolha-as como se fossem oxigénio, partilhe-as com todos os que o/a rodeiam. Saiba que compreender o conceito de importância, urgência e prioridade é o primeiro passo para se tornar dono/a e senhor/a da sua lista de tarefas.

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4 dicas para tornar uma proposta criativa mais interessante

Marcar uma reunião com um potencial cliente, para uma agência criativa de pequena ou média dimensão, não é uma tarefa difícil. Muito mais complicado é conseguir marcar uma reunião com um cliente que tenha a vontade, e o orçamento, para gastar dinheiro e contratar os serviços da agência. Existem, no entanto, potenciais clientes que pretendem, acima de tudo, obter propostas por parte das agências, não tendo intenção de desenvolver qualquer projecto com elas, levando a que se despenda tempo precioso num negócio que nunca se irá concretizar.

Evitar este tipo de situações recorrentes implica que a agência tenha sempre preparado um modelo de proposta aliciante que, efectivamente, motive o cliente a contratar os seus serviços e iniciar uma parceria vantajosa para ambas as partes. A proposta a apresentar deve estar adaptada às necessidades do cliente e ser sempre acompanhada por um orçamento detalhado (o preço apresentado deverá manter-se apelativo e contabilizar o tempo investido na elaboração da proposta), o que permite, através da receptividade demonstrada, perceber se conseguiremos transformar uma proposta num projecto lucrativo.

Criar uma proposta para motivar a acção por parte de um potencial cliente deve considerar que:

  1. Qualquer que seja a sua natureza (plano de marketing, avaliação do potencial da marca, proposta gráfica, …), o objectivo da proposta deverá ser conseguir marcar uma reunião presencial com o cliente. O envio de propostas por email, por muito tentador e facilitador que seja, pode não ser suficiente para estimular o interesse do cliente, para além que a reunião ajuda a esclarecer eventuais dúvidas que surjam, em tempo real.
  2. A proposta deve ser apresentada de forma simples e clara. O tempo é um recurso precioso para todos e os clientes não irão dispensar muito a tentar perceber algo que não seja de entendimento imediato.
  3. A proposta deve ser vantajosa do ponto de vista financeiro e acrescentar algum tipo de valor ao negócio do cliente – que nunca irá comprar um produto ou contratar um serviço que não esteja de acordo com as suas necessidades.
  4. Devemos definir claramente qual a intenção da nossa proposta e como essa se transformará numa acção. Se pretendemos, por exemplo, apresentar um plano de marketing estratégico, o cliente deverá saber exactamente quais as acções, quanto tempo e que custos implicam a sua implementação.

Se o tipo de clientes que pretendemos atingir possui necessidades semelhantes, podemos elaborar uma proposta padronizada e divulgá-la no website, newsletter ou outros suportes de promoção que se mostrem adequados. Por outro lado, é importante reconhecer que a apresentação sucessiva de propostas, ao mesmo cliente, pode ser um sinal claro que ele não está interessado e não tem qualquer intenção de gastar um cêntimo que seja com elas. Um cliente que entra numa loja apenas para ver pode comprar, mas apenas quando tiver um interesse genuíno no que temos para oferecer.

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apoio ao cliente

Quando uma empresa disponibiliza os seus contactos, espera-se que esteja disponível para dar resposta às necessidades dos clientes, actuais ou potenciais. Espera-se que atenda o telefone, durante o horário de funcionamento, e que responda aos emails enviados, no prazo de um ou dois dias (ou em menos tempo, dependendo da urgência do assunto a tratar). Várias vezes tenho ouvido “se tivesse ligado tinha sido mais rápido”. Compreendo. Em determinadas situações, prefiro a chamada, noutras enviar um email, quando me interessa ou convém manter o registo da conversação.

Preferências à parte, se o seu cliente se queixa que demora muito tempo a devolver uma chamada ou responder a um email, avalie cuidadosamente os meios de contacto que disponibiliza e se está a tirar partido deles para construir uma relação duradoura, ou se apenas estão a servir para evidenciar falta de capacidade da sua parte. Ofereça apenas aquilo que sabe fazer bem.

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