5 passos para definir a prioridade de um projecto

O grande objectivo da gestão de projecto consiste em automatizar e maximizar a eficácia, e eficiência, dos processos de trabalho, resultando num aumento da produtividade, qualidade do produto/serviço e, em última análise, dos lucros de uma empresa. Na maioria dos casos, os projectos em curso decorrem em simultâneo, cabendo ao gestor de projecto definir qual o grau de prioridade a atribuir a cada um, tal que alocação de recursos e a definição de tarefas não prejudique o resultado final esperado para cada projecto.

Definir o grau de prioridade de um projecto implica conhecer não só o seu histórico mas também todas as condicionantes que afectam o seu desenvolvimento, resultados esperados, recursos disponíveis e tempo necessário à sua conclusão. Para tal, podemos usar o seguinte procedimento:

  1. Listar todos os projectos. Parece óbvio mas é surpreendente a quantidade de empresas que desenvolvem projectos, sem terem a noção do panorama global em que estes se inserem. É importante que a lista seja exaustiva, devendo incluir os projectos em curso, os que estão parados e, preferencialmente, os que se prevêem iniciar num futuro próximo. É, ainda, conveniente associar a cada projecto os recursos associados, estimativa de tempo disponível para a sua conclusão e a percentagem do orçamento inicial que já foi utilizada (ou orçamento previsto, no caso de projectos novos ou que estejam para ser iniciados brevemente).
  2. Ordenar a lista segundo um grau de prioridade. O critério a utilizar é variável, devendo ser analisado caso a caso: data de conclusão, importância financeira, tempo restante até ao final do projecto, recursos disponíveis, peso no desenvolvimento estratégico da empresa, etc.
  3. Disponibilidade de recursos. Verificar se existem recursos necessários ao desenvolvimento e conclusão de todos os projectos, considerando com especial atenção os que terão de decorrer em simultâneo. Utilizando a lista de projectos ordenados por prioridade, podemos definir os que apresentam maior necessidade de alocação de recursos e quais os que poderão esperar, assim como a eventual necessidade de contratação de recursos externos à empresa (freelancers ou trabalhadores temporários), de modo a libertar os existentes para tarefas de maior importância.
  4.  Revisão periódica. Definir alturas do ano para rever a lista geral de todos os projectos, verificando as mudanças que ocorreram desde a última revisão, quais as mudanças em termos de prioridade ou ainda se existem projectos que deverão ser abandonados (um projecto pode deixar de ser viável, por exemplo, devido a mudanças nas condições do mercado ou quando um cliente desiste da sua conclusão).
  5. Investir num sistema de gestão de projecto. Caso não exista, deverá ser definido um sistema que permita consultar o estado de todos os projectos, a qualquer altura e por todas as partes envolvidas no seu desenvolvimento. As alternativas disponíveis são inúmeras, podendo passar pela combinação usual de folha de cálculo e calendário, ou pela aquisição de software dedicado que, apesar de constituir uma opção mais robusta, poderá representar um investimento de tempo, dinheiro e recursos demasiado elevado para, por exemplo, empresas de menor dimensão (que encontram maiores benefícios em metodologias mais flexíveis). Qualquer que seja o sistema escolhido, este deve garantir o mínimo de esforço em termos de manutenção e o máximo de facilidade em termos de consulta. Muito importante: a informação disponível deve ser sempre fiável e actual, de modo a evitar uma análise com base em dados que não representem a realidade num determinado momento.

O ponto mais importante, deste processo de atribuição de prioridades, é garantir que os critérios usados são apropriados à organização, que temos os recursos necessários para desenvolver e finalizar os projectos e, acima de tudo, que não estamos a concentrar as nossas energias em projectos de baixa prioridade ou impacto na estratégia global da empresa.

ARTIGOS RELACIONADOS:

{Dúvidas? Sugestões? Fiquem à vontade para se fazerem ouvir nos comentários!}

Deixe uma Resposta

Preencha os seus detalhes abaixo ou clique num ícone para iniciar sessão:

Logótipo da WordPress.com

Está a comentar usando a sua conta WordPress.com Terminar Sessão / Alterar )

Imagem do Twitter

Está a comentar usando a sua conta Twitter Terminar Sessão / Alterar )

Facebook photo

Está a comentar usando a sua conta Facebook Terminar Sessão / Alterar )

Google+ photo

Está a comentar usando a sua conta Google+ Terminar Sessão / Alterar )

Connecting to %s